Objectif : Partage de connaissances sur la procédure d'apurement des dossiers dans Win-Paie

Cible : Tous
Difficulté : Moyen
Durée estimée :  1H30 (pour 250 dossiers apurés)

1. Prérequis

Pour procéder à l'opération, il faut :

• disposer du fichier d'apurement (fichier "PAYBA" ou "BASPAY"),
• être positionné sur la paie de Janvier (et donc ne pas l'avoir clôturé).

Il est également recommande de procéder à l'opération avant la saisie des mouvements sur la paie de Janvier.

Nota : Certains établissements ne reçoivent pas ce fichier par défaut. Il faut alors en faire la demande auprès de son correspondant DGFIP.

2. Sauvegarde "manuelle" de la base

• Vérifier que personne n'est connecté à Win-Paie ( vraiment personne! pas même vous.).
• Si installation en mode "Partage", aller dans le dossier contenant le répertoire "database_xxxx" puis archivez-le (via WinZip, 7zip, ou autre).
• Si installation en mode client/serveur, aller dans le "Centre de contrôle" et procéder à la sauvegarde

3. Extractions pour contrôle

• Extraction n°1 : Liste des agents avant apurement
  • "Gestion RH" >> "Personnalisé" >> Cocher "Grade", "Régime", "Fin de situation" >> Valider >> Enregistrer le fichier
• Extraction n°2 : Liste des cartes du mois
  • Dans le bloc "Mouvements du mois" >> "Edition" >> "L'ensemble des cartes du mois" >> "Excel" >> Valider >> Enregistrer le fichier

4. Intégration du fichier d'apurement

1. Cliquer sur le bouton "Paramètres"
2. Cliquer sur le bouton "Installation"
3. Cliquer sur le bouton "Apurement"
4. Sélectionner le fichier d'apurement (BASPAY ou PAYBA).
   • Lorsque le fichier d'apurement est préchargé, la liste des agents en instance d'apurement s'affiche avant de procéder à l'opération.
   • Effectuer l'extraction n°3 : Liste des agents en instance d'apurement
     • Effectuer un clic-droit sur la liste des dossiers en instances d'apurement et enregistrer le fichier Excel.
5. Valider l'intégration du fichier

Nota : Cette opération peut durer un certains temps (1H pour 250 dossiers - dépendant du nombre d'agents à apurer, de la qualité du réseau)

5. Contrôle final

• Contrôler l'extraction n°3
  • Agent en régime de rémunération = 01
  • Date de fin de situation
• Comparer les agents du listing n°3 avec la liste des agents réellement apurés (listing n°1 à faire avant et après apurement).
• Comparer la liste des cartes avant et après apurement (listing n°2 à faire avant et après apurement).