Objectif : Partage de connaissance sur la procédure de paramétrages de l'Interface SIREPA et de son utilisation

Cible : Tous

Difficulté : Moyen
Durée estimée : 20min

1. Généralités

L’interface de paie WIN-PAIE -> SIREPA a pour but d’intégrer dans l’application de gestion financière et comptable les écritures budgétaires, comptables et analytiques relatives à la liquidation de la paie et repose sur la possibilité de pouvoir charger dans SIREPA un fichier de raccordement de type INTEGPAIE.csv automatiquement généré depuis WIN-PAIE. Ce fichier contenant un certain nombre d’informations inconnues de la Trésorerie Générale (Centre de coût, Domaine fonctionnel…), du fait des particularités de la « Paye A Façon » TG, celles-ci doivent être saisies dans WIN-PAIE en complément des données de paie avant toute extraction du fichier INTEGPAIE.csv.

2.Paramétrages

A- Activation du module

Pour les établissements souhaitant utiliser cette interface, certains paramètres de l’application doivent être modifiés. Pour accéder à ceux-ci, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Paramètres » de la fenêtre principale de l’application.

Pour activer ce module, allez dans le menu « Paramètres » > « Coordonnées administration » > « Educ/santé » et saisissez la lettre « X » dans la zone activation du bouton "Divers", puis saisissez la lettre "N" dans la zone activation "Interface SIFAC" et valider.

B- Paramétrage du module

Une fois le module activé, il convient de saisir les paramètres budgétaires propres à votre établissement. Pour cela, allez dans le menu « Bullet. Paie », cliquez sur le bouton " Interface SIREPA", puis saisissez les données budgétaires et valider:

C- Tables de codifications

La liste des codes supplémentaires utilisés pour la préparation de la paie (centre de coût, domaine fonctionnel, table de correspondance etc) n'est pas figée. A tout moment, les tables de référence peuvent être consultées ou modifiées par l’intermédiaire du programme de codification. Pour accéder à celui-ci il vous suffit ainsi de cliquer sur le bouton « Codifications » de la fenêtre principale de l’application.

Pour que les montants soient déversés correctement dans SIREPA, il faudra définir les correspondances comme dans l’exemple suivant :

Dans cet exemple :

• 63110000 correspond au chapitre budgétaire (compte de classe 6) dans Win-Paie
• ASSEDIC correspond au compte tiers dans Win-M9
• 4111 correspond au compte de contrepartie de classe 4

Chaque table contient les différents codes enregistrés dans votre base de données ainsi que, pour chacun d’entre eux, le libellé correspondant.

- Comment créer une nouvelle table de correspondance de compte ?
Lorsque les différents champs proposés à l’écran sont « vides » (dans le cas contraire, le bouton
« Ignore » permet la réinitialisation de l’affichage), il vous suffit de compléter chacun d’entre eux
(chapitre, compte tiers et nom fournisseur le cas échéant) puis de cliquer sur le bouton « Valider » pour enregistrer le tout.
- Comment modifier un compte de classe 6 ou un compte tiers ?
Il vous suffit d’appeler le code en question à l’aide du bouton d’aide, de modifier les champs de
votre choix et d’enregistrer le tout en cliquant sur le bouton « Valider ».
- Comment supprimer un compte de classe 6 ou un compte tiers ?
Il vous suffit d’appeler le code en question à l’aide du bouton d’aide et de le supprimer en
cliquant sur le bouton « Détruit ». Une confirmation vous sera alors demandée avant toute
suppression.

3.Saisie des ventilations

A- Saisie individuelle

La saisie individuelle se fait directement via la « Fiche Personnel », depuis l’onglet « Divers » :

B- Saisie collective

Afin de créer massivement les données depuis un simple fichier Excel, il existe une fonctionnalité d’importation accessible directement sur la « Fiche Personnel », depuis l’onglet « Divers »

Pour être reconnu par WIN-PAIE lors de l’importation, le fichier Excel doit respecter les en-têtes de colonne suivants (ces en-têtes doivent être saisis sur la première ligne du fichier) :

Remarque :

Les données seront reconnues par le biais de l’en-tête de colonne qui sera saisi dans Excel et dont l’appellation devra être strictement respectée (en dehors de la notion minuscule/majuscule qui n’a pas d’importance)

Exemple :

Pour créer le fichier Excel, si vous ne disposez pas de tableaux issus d’applications internes, le plus simple est de récupérer les informations nominatives depuis une requête préprogrammée (« Liste standard du personnel ») issue de WIN-PAIE puis, dans un deuxième temps de le modifier afin de ne garder que les informations nécessaires à l’importation.

Dans le tableau ci-dessous, les deux premières colonnes « INSEE » et « Nom, Prénom » sont issues d’une requête avec un export vers Excel.

Transfert de données vers SIREPA

Contrôle des données saisies

Génération du fichier

Une fois la saisie réalisée, il vous sera possible de générer le fichier attendu en entrée par SIREPA par l’intermédiaire de la fonctionnalité « Bullet.Paie » ► "Interface SIREPA"

Pour cela, choisissez dans la liste déroulante, le mois (sous condition que le KX/KA ait été chargé) pour lequel vous souhaitez générer le fichier d’import vers Win-M9 (ce mois pouvant être antérieur au mois courant). Le fichier SIREPA.CSV sera dès lors généré dans le répertoire temporaire (par défaut, c:\temporai) et pourra y être récupéré

Gestion des rejets

• Remarque :
  Au moment de créer le fichier d’interface SIREPA, un outil de contrôle s’assurera que les sommes déversées sont parfaitement en adéquation avec celles du journal de paie. En cas d’anomalie, l’agent concerné sera rejeté (le déversement sera donc juste pour le reste de la population) et ajouté à une liste de rejets :

Limites de l'interface

Pour que l’interface fonctionne, il est nécessaire que l’intégralité des agents (sur la paie que l’on souhaite exporter) soient correctement ventilés.