Objectif : Partage de connaissance sur la procédure de paramétrage de l'interface SIFAC et de son utilisation

Cible : Tous

Difficulté : Moyen
Durée estimée : 20min

Généralités

L’interface de paie WIN-PAIE -> SIFAC a pour but d’intégrer dans l’application de gestion financière et comptable les écritures budgétaires, comptables et analytiques relatives à la liquidation de la paie et repose sur la possibilité de pouvoir charger dans SIFAC un fichier de raccordement de type INTEGPAIE.csv automatiquement généré depuis WIN-PAIE. Ce fichier contenant un certain nombre d’informations inconnues de la Trésorerie Générale (Centre de coût, Domaine fonctionnel…), du fait des particularités de la « Paye A Façon » TG, celles-ci doivent être saisies dans WIN-PAIE en complément des données de paie avant toute extraction du fichier INTEGPAIE.csv.

Paramétrages

Activation du module

Pour les établissements souhaitant utiliser cette interface, certains paramètres de l’application doivent être modifiés. Pour accéder à ceux-ci, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Paramètres » de la fenêtre principale de l’application.

Pour activer ce module, allez dans le menu « Paramètres » > « Coordonnées administration » > « Educ/santé » et saisissez la lettre « S » (si vous êtes en « Autonomie ») ou « D » (si vous n’êtes pas en Autonomie ») dans la zone « Activation du bouton Divers (Fiche Personnel) »

• Si  vous ne parvenez pas à saisir la lettre "S" ou la lettre "D", il faudra changer le type d'administration, afin d'activer la partie SIFAC :

Paramétrage du module

Une fois le module activé, il convient de saisir les paramètres généraux propres à votre établissement (code établissement, périmètre analytique, etc.). Pour cela, allez dans le menu « Bullet. Paie », cliquez sur le bouton " Paramètres" puis sur "SIFAC" :

Tables de codifications

La liste des codes supplémentaires utilisés pour la préparation de la paie (centre de coût, domaine fonctionnel) n'est pas figée. A tout moment, les tables de référence peuvent être consultées ou modifiées par l’intermédiaire du programme de codification. Pour accéder à celui-ci il vous suffit ainsi de cliquer sur le bouton « Codifications » de la fenêtre principale de l’application.

Chaque table contient les différents codes enregistrés dans votre base de données ainsi que, pour chacun d’entre eux, le libellé correspondant.

- Comment créer un nouveau centre de coût ?
Lorsque les différents champs proposés à l’écran sont « vides » (dans le cas contraire, le bouton
« Ignore » permet la réinitialisation de l’affichage), il vous suffit de compléter chacun d’entre eux
(code et libellé) puis de cliquer sur le bouton « Valider » pour enregistrer le tout.
- Comment modifier un centre de coût existant ?
Il vous suffit d’appeler le code en question à l’aide du bouton d’aide, de modifier les champs de
votre choix et d’enregistrer le tout en cliquant sur le bouton « Valider ».
- Comment supprimer un centre de coût ?
Il vous suffit d’appeler le code en question à l’aide du bouton d’aide et de le supprimer en
cliquant sur le bouton « Détruit ». Une confirmation vous sera alors demandée avant toute
suppression.

Saisie des ventilations

Saisie individuelle

La carte « 02 » permet d’identifier le rattachement du traitement principal, les cartes « 05 », « 20 », « 21 » et « 22 » le rattachement des primes (cette saisie étant facultative, les primes étant ajoutées par défaut au traitement principal). En cas de vacations payées en carte « 07 » ou de traitement forfaitaire (carte « 45 »), c’est la ventilation saisie en carte « 02 » qui sera prise en compte pour la ventilation.

Lors de la saisie d'une carte (1), afin d'attribuer un centre de cout à votre indemnité, il faudra cliquer sur l'onglet "SIFAC" (2), puis sélectionner le centre de coût en question (3) ou bien en créer un (4), vous serez alors rediriger vers la codification directe du centre de coût. Vous avez la possibilité d'effacer votre saisie (5) ou bien valider (6).

• Cas de la multi-ventilation des primes :
  Quand un agent perçoit plusieurs fois la même prime sur un même mois de paie (ce qui arrive généralement pour les heures complémentaires), il était possible de ventiler cette prime sur plusieurs centres :

Remarque :
Au moment de la saisie des informations, il est possible de supprimer les données « UB »,« centre de coûts » et « domaine fonctionnel » à partir d’une date d’effet par l’utilisation du code « ZZZ ».

• Cas de la multi-ventilation du traitement principal :

Il est également possible de réaliser une multi-ventilation sur le traitement principal. Pour
cela, il vous suffit de saisir le pourcentage d’affectation correspondant à chacune des structures,
la zone « pourcentage » restant vide en cas de mono-imputation :

Saisie collective

Afin d’importer massivement les données depuis un simple fichier Excel, nous mettons à votre disposition une fonctionnalité d’importation accessible directement sur la « Fiche Personnel » de chaque agent (onglet « Divers ») :

Pour être reconnu par WIN-PAIE lors de l’importation, le fichier Excel que vous souhaitez créer doit respecter les en-têtes de colonne suivants (ces en-têtes doivent être saisis sur la première ligne du fichier) :

• Remarque :
  Les données seront reconnues par le biais de l’en-tête de colonne qui sera saisi dans Excel et dont l’appellation devra être strictement respectée (en dehors de la notion minuscule/majuscule qui n’a pas d’importance).

En respectant les en-têtes indiqués dans le tableau précédent, il est par exemple possible de supprimer les colonnes superflues afin de conserver les colonnes Insee et Nom puis d’ajouter les éléments suivants :
-    Date effet : date d’effet de la ventilation ;
-    T-P : choix entre traitement et prime ;
-    Indem : code de l’indemnité ventilé ;
-    Montant : montant de l’indemnité ;
-    Pourcentage ; pourcentage du traitement affecté à la ligne budgétaire ;
-    Centre de coûts : code du centre de coûts ;
-    Domaine fonctionnel : code du domaine fonctionnel ;
-    Eléments OTP : code des éléments OTP ;
-    Etc.
Vous obtiendrez au final un fichier Excel, qu’il vous suffira de compléter, afin de créer les
ventilations correspondantes au niveau de chaque « Fiche Personnel » :

• Transfert vers les cartes correspondantes :
  Une fois les mouvements saisis et vérifiés, le fichier Excel peut être enregistré et fermé. Dès lors, les différentes ventilations spécifiées dans le fichier Excel peuvent être créées dans WINPAIE. Pour cela, il suffit d’utiliser la fonctionnalité d’importation disponible sur la « Fiche Personnel » (onglet « Divers ») de n’importe quel agent et d’indiquer où se trouve le fichier Excel précédemment créé :

Consultation

Dès lors, les ventilations correspondantes seront générées et pourront être consultées sur le dossier de chaque agent ou plus complètement via une extraction dans Excel :

• Suppression des informations importées :
  Si une importation a été réalisée par erreur ou doit simplement être renouvelée, l’option de « suppression des imports de données » permet de supprimer de manière globale l’importation de votre choix. Pour cela, il vous suffit de sélectionner dans la liste déroulante l’importation que vous souhaitez supprimer (celles-ci étant proposées par date et heure d’importation) :

Export

Export de contrôle

Dans l’édition des mouvements du mois et plus particulièrement le module « Critères personnalisés », les données « centre de coûts », « domaine fonctionnel », « élément OTP », « UB » et « CR » viennent enrichir les listings de paie.

Obtention d'un journal de paie

Après chargement du fichier KA (ou KX), un journal de paie récapitulant les coûts par structure et par imputation peut être édité sous Excel (avec une date d’effet antérieure ou égale au mois de paie courant). Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Bullet. Paie » puis « Journal de paie » avant de sélectionner le mois de votre choix :

Production du fichier d'interface

Une fois la saisie réalisée et le journal de paie édité pour vérification, il vous sera possible de générer le fichier .csv attendu en entrée par SIFAC par l’intermédiaire de la fonctionnalité « Bullet. Paie » > « Interface Sifac » :

Pour cela, saisissez le mois pour lequel vous souhaitez générer le fichier d’import SIFAC (ce mois pouvant être antérieur au mois de paie courant). Le fichier csv sera dès lors généré dans le répertoire temporaire de la machine (par défaut, C:\temporai) et pourra y être récupéré.

• Remarque :

Vous pourrez également, si vous le désirez, demander à WIN-PAIE de vous ouvrir le contenu du
fichier csv dans Excel :

• Remarque :
  Au moment de créer le fichier d’interface SIFAC, un outil de contrôle s’assurera que les sommes déversées sont parfaitement en adéquation avec celles du journal de paie. En cas d’anomalie, l’agent concerné sera rejeté (le déversement sera donc juste pour le reste de la population) et ajouté à une liste de rejets :