Objectif : Partage de connaissance sur la procédure de paramétrages de l'Interface ELAP et de son utilisation

Cible : Tous

Difficulté : Moyen
Durée estimée : 20min

1. Généralités

L’interface de paie WIN-PAIE -> ELAP a pour but d’intégrer dans l’application de gestion financière et comptable les écritures budgétaires, comptables et analytiques relatives à la liquidation de la paie et repose sur la possibilité de pouvoir charger dans ELAP un fichier de raccordement de type INTEGPAIE.csv automatiquement généré depuis WIN-PAIE. Ce fichier contenant un certain nombre d’informations inconnues de la Trésorerie Générale (Centre de coût, Domaine fonctionnel…), du fait des particularités de la « Paye A Façon » TG, celles-ci doivent être saisies dans WIN-PAIE en complément des données de paie avant toute extraction du fichier INTEGPAIE.csv

2. Paramétrages

2.1. Activation du module

Pour activer cette interface, certains paramètres de l’application doivent être modifiés. Pour accéder à ceux-ci, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Paramètres » de la fenêtre principale de l’application.

Une fois la lettre « E » saisie, cliquez sur le bouton « Valider » puis relancer l’application afin de créer les tables de codes nécessaires à l’interface.
Une fois le module activé, il faudra renseigner les différentes tables qui viennent d’être créées afin de faire correspondre les informations du fichier d’export vers ELAP.

2.2. Paramétrage du module

2.3. Tables de codifications

Une table de correspondance compte charge, code tiers et compte de contrepartie doit être codifiée par l’intermédiaire du bouton « Codifications ». Pour y accéder, il suffit de cliquer sur le bouton « Codifications » depuis la fenêtre principale de l’application.

• TIERS              (**)       : correspondance entre les comptes charge de classe 6, les comptes tiers et les comptes de contrepartie de classe 4

Pour que les montants soient déversés correctement dans ELPAP, il faudra définir les correspondances comme dans l’exemple suivant :

Dans cet exemple :

• 63110000 correspond au chapitre budgétaire (compte de classe 6) dans Win-Paie
• ASSEDIC correspond au compte tiers dans ELAP
• 4111 correspond au compte de contrepartie de classe 4

3. Saisie des ventilations

3.1. Saisie individuelle

La saisie individuelle se fait directement via la « Fiche Personnel », depuis l’onglet « Divers », puis le bouton «  ».

Accès aux différentes tables de codification (destination / organisation / analytique) selon la colonne.

Trois tables doivent être codifiées :

• Destination
• Organisation
• Analytique

Chaque table comprend un code et un libellé.

Attention ; Afin de ne pas être tributaire de la taille réduite du code, c’est le libellé qui sera envoyé sur l’interface.

3.2. Saisie collective

Afin de créer massivement les données depuis un simple fichier Excel, il existe une fonctionnalité d’importation accessible directement sur la « Fiche Personnel », depuis l’onglet « Divers », puis «  ».

Pour être reconnu par WIN-PAIE lors de l’importation, le fichier Excel doit respecter les en-têtes de colonne suivants (ces en-têtes doivent être saisis sur la première ligne du fichier) :

Intitulé de la colonne	Désignation	Exemple
Insee Nom ou Nom, prénom Date effet ou Date d’effet	Code Insee + NPC Nom et prénom de l’agent Date d’effet de la ventilation	2670354304155940 BEAUJARD,NATHALIE 01/01/2021
Code destination ou destination	Code de la destination	D01
Code organisation ou organisation	Code de l’organisation	ORG1
Code analytique ou analytique	Code de l’analytique	A01
Pourcentage ou %	Pourcentage	100

Remarque :

Les données seront reconnues par le biais de l’en-tête de colonne qui sera saisi dans Excel et dont l’appellation devra être strictement respectée (en dehors de la notion minuscule/majuscule qui n’a pas d’importance)

Exemple :

Pour créer le fichier Excel, si vous ne disposez pas de tableaux issus d’applications internes, le plus simple est de récupérer les informations nominatives depuis une requête préprogrammée (« Liste standard du personnel ») issue de WIN-PAIE puis, dans un deuxième temps de le modifier afin de ne garder que les informations nécessaires à l’importation.

Dans le tableau ci-dessous, les deux premières colonnes « INSEE » et « Nom, Prénom » sont issues d’une requête avec un export vers Excel.

Dans la liste déroulante, sélectionner l’import que vous désirez supprimer et confirmer.

3.3. Consultation

4. Export

4.1. Export de contrôle

Une fois les données saisies, un contrôle peut être réalisé en exportant les données au fichier Excel.

4.2. Production d'un fichier d'interface

Une fois la saisie réalisée, il vous sera possible de générer le fichier attendu en entrée par ELAP par l’intermédiaire de la fonctionnalité « Bullet.Paie » ► « Interface ELAP »

Pour cela, choisissez dans la liste déroulante, le mois (sous condition que le KX ait été chargé) pour lequel vous souhaitez générer le fichier d’import vers ELAP (ce mois pouvant être antérieur au mois courant). Le fichier ELAP.CSV sera dès lors généré dans le répertoire temporaire (par défaut, c:\temporai) et pourra y être récupéré.

4.3. Limites de l’interface

Pour que l’interface fonctionne, il est nécessaire que l’intégralité des agents (sur la paie que l’on souhaite exporter) soient correctement ventilés.